Lexique , Definir un vocabulaire commun:

La méthode de RG2 pour la mise en place d'une application de GED Collaborative (Gestion électronique de documents) permet à tous les utilisateurs de retrouver facilement leurs documents.

Une des étapes de cette méthode est d'établir la liste du vocabulaire commun dont les termes et définitions serviront de "socle" à la collaboration du groupe.

Dans la logique de notre méthode, voici un lexique des définitions, termes et acronymes commun à la gestion de documents à l'archivage électronique, que nous esperons vous sera utile , et facilitera votre compréhension.

Nous vous invitons à démarrer votre lecture par notre définition de la GED, c'est a dire la gestion électronique des documents vivants, ainsi que de leurs archives.

Bonne Lecture , L'équipe RG2.

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ASP

Application Service Provider : fournisseur d'application en ligne, le logiciel réside chez le fournisseur, généralement vous n'avez rien chez vous.

Certificat

le certificat numérique pour simplifier est la clé numérique qui permet de crypter de manière authentique un document électronique et qui vous identifie aussi de manière certaine et unique: c'est votre sceau dans l'ère numérique, la signature est faite grâce avec ce certificat.

Collaboration

le marketing actuel décrit les logiciels collaboratif comme étant ceux qui permettent le travail a distance. Cette vision est réductrice et évacue le plus important intérêt de la collaboration:

faire travailler ensemble un groupe d'individu, leur donner des buts et des objectifs communs, créer un lien entre eux au travers d'un vocabulaire commun, donner a leur travail un sens et une dimension dynamique commune. Créer / renforcer le sens de cohésion , d'appartenance a un groupe ce que l'on appel "team building" (construire une équipe).

CRM

Client Relationship Management - en français Gestion de la Relation Client, logiciel permettant un meilleur suivi des prospects et clients. les grands produits répondent sans doute aux besoins des grandes entités, l'offre est souvent inadapté pour les PME. Pour rappel la couverture fonctionnelle devrait aller au moins du contact en pensant par la création de l'offre et le suivit des actions marketing menées.

il y a beaucoup a dire sur le CRM, et la GED Collaborative Autoindexit incorpore certains fondamentaux du CRM. Bientôt disponible un module complet de CRM intégré dans la GED.

 

Client serveur

architecture logiciel ou un module "client" interroge un module "serveur", principal avantage évite que lorsqu'un "client" plante tous les utilisateurs soit bloques, les fichiers restant "ouvert"..

Dématérialisation :

il s’agit de numériser à l’aide d’un scanner un document papier pour le rendre immatériel et «électronique ».
Le fichier issu de cette numérotation est sauvegardé initialement dans un format « image » comme du « TIFF » ou du « JPEG ». Ce format image peut lui-même être automatiquement « encapsulé » à l’intérieur d’un fichier de format beaucoup plus populaire comme le format ADOBE dit « PDF » .
En clair, nombre de scanner transforme à volonté et directement l’image scanné en fichier au format PDF.

Dossier Unique:

concept de dossier "virtuel" qui rassemble tous les elements structure ou non d'un dossier. exemple le dossier "patient" qui rassemble tout l'historique medical d'un patient.Dans le commerce le dossier client est un exemple de dossier unique.

 

ERP

Entreprise resource planning, logiciel utilisé pour la gestion de l'entreprise, le fait que l'on utilise fréquemment les tableurs Excel leur vaut le surnom de plus grand ERP du monde...

 

Facture électronique :

La facture électronique pour être légale doit répondre à certain nombre de critères émis par la DGI (Direction Générale des Impôts).
Les contraintes DGI sont de deux ordres :
1) La facture doit être signée électroniquement = tiers de confiance externe + certificat
2) La facture doit être archivée (backup) informatiquement pendant la duré légale de conservation et accessible aux agents de la DGI sur demande.
Lien vers le document de référence (DGI) sur la signature électronique.
Lien vers le site de la DGI sur la signature électronique.

Facture dématérialisé :

permet aux entreprises de créer et conserver, sous forme électronique, des factures qu’elles transmettent à leurs clients sur support papier.
Les contraintes DGI sont :
« L’utilisation d’un dispositif technique assurant au système d’information utilisé une fiabilité équivalente à celle que procure l’impression des factures sur papier »

En clair et en pratique deux solutions :
1) l’utilisation d’une solution de backup dit WORM (Écrit une seule fois lit plusieurs fois)
Ou bien
2) l’utilisation d’un tiers de confiance assurant l’archivage légal sur WORM.

GED 1.0, 2.0, 3.0 tous sur la gestion de documents

 

LAD (Lecture automatique de documents )

La lecture automatique de documents consiste a separe / structurer en un certain nombre de champs les données, qui deviendront alors des méta-donnees du document.

 

 

OCR

 

PDF

définition pdf

Papier Électronique

définition papier électronique

Signature électronique

définition signature électronique

SAAS :

Software as a service – Logiciel comme un service - Le Saas est une alternative à la vente de licence logicielle traditionnelle, elle répond aux besoins de grands comptes, les petites entreprises sont encore frileuses vis-à-vis du Saas, beaucoup d’entre elles ne souhaitant pas externaliser leurs données. Ces deux modes de commercialisation vont cohabiter et nous ne croyons pas qu’un mode puisse remplacer l’autre car les stratégies des entreprises diffèrent selon leur métier. D’après les données les plus récentes et les experts du domaine le recours au modèle Saas reste anecdotique pour les applications généralistes ERP, GED…

Relation Client

définition gestion relation client

Tiers de confiance

définition tiers de confiance

Traçabilité

définition tracabilite

Unification

définition unificatiion

Workflow ( BPM)

définition workflow

Web

définition web

ROI

définition ROI