Comment classer les types de logiciels de GED : très simplement. Les générations précédentes étaient très axées sur la dématérialisation (SCAN), et les imprimantes TIFF.
Autoindexit™ ne considère le scan qu’à sa juste valeur c'est à dire comme une des "composantes" "sources" d'archive... parmi d'autres. Par exemple, les imprimantes dites "PDF" qui génèrent du « papier électronique » (qui donne un rendu, non modifiable à l’identique du papier habituellement produit).
Notez que le format de la donnée produite est important, le TIFF est aujourd'hui bien dépassé comme format "brut", on lui préférera le format PDF (ADOBE, car lisible avec le Reader gratuit du même nom avec quelques 700 millions à 1 milliard d'utilisateurs à comparer aux nombreuses variantes de TIFF plus ou moins compatibles entre elles et donc difficilement lisibles par tous et partageable à loisir... avec d'autres.)
Donc si Autoindexit™ doit créer ce que nous dénommons une archive, ou encore un "papier électronique", nous avons recours à une imprimante PDF. C'est comme cela qu'est produit une archive moderne : la trace figée, la photocopie en quelque sorte du document papier émis. Autoindexit™ gère cette archive, sa source et ses différentes versions, ainsi que les envois et réception emails ou des fax qui concernent le dossier et aident même à leur classement.
Le point le plus important aujourd'hui est que le volume d'EMAILS augmente chaque année de plus de 30% et devient donc progressivement essentiel dans la gestion des dossiers.
La vitesse et la facilité de classement automatique des emails : c'est à dire l'aide au classement automatique en deux clics des nouveaux mails entrants devient primordial. Pour nombre de sociétés cette composante email dépasse déja en volume la composante papier.
Il en va de même dans le traitement simplifié des fax, qui seront eux aussi pour les mêmes raisons "convertis" au format PDF, même si à l'origine les fax sont au format TIFF brut.
De fait, une approche GED bien implémentée réduit d'environ moitié la volumétrie de papier "gérée" par l'entreprise, notamment les photocopies inutiles, et évite aussi la prolifération incontrôlée des "impressions" d'emails et leur duplication sur les serveurs.
Les photocopies disparaissent, les chronos aussi, et comme pour les emails le document devient collaboratif, on peut "alerter" sans multiplier l'information, on fait REFERENCE à un élément unique.
Comme dit l'adage : Trop d'information tue l'information. Autoindexit™ vous permet d'aller à l'essentiel immédiatement.
La GED (Gestion électronique de documents ou, en anglais, Electronic Content Management, noté ECM ou Electronic Document Management, noté EDM) représente l'utilisation de moyens informatisés pour l'ensemble de la gestion d'un document électronique (fichier texte, fichier tableur, image, vidéo, fichier audio etc.).
L'objectif de la GED est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des documents de l'entreprise, qu'ils soient structurés (bases de données, XML, etc.) ou non (HTML, etc.) afin d'être en mesure de gérer leur cycle de vie, de leur création à leur destruction.
On peut aussi expliciter les choses en termes de flux d’information: Avec la GED, on doit gérer tous les flux entrants et sortants d’une entreprise et leurs cycles de vie.
Le terme structuré « traduit différemment » couvre la notion que certaines informations sont dans le Si (système d’information) comme celles qui sont mémorisées dans un logiciel de comptabilité ou un ERP. On parle de structuré pour décrire le fait que les lignes d’une table dans ce logiciel vont décrire dans la pratique ce que l'on nomme une « facture » par exemple.
Donc tout ce qui n’est pas, à proprement parler, géré dans son ensemble (pour être simpliste) par un logiciel métier, pourra être qualifié de NON STRUCTURÉ. Cela représente 80% de l’information d’une entreprise.
La GED c'est tout d’abord le moyen d’atteindre son objectif primaire : « gérer les flux entrants / sortants ».
Les bénéfices attendus sont « d'augmenter la qualité du service rendu au client par le travail collaboratif » et « de réduire les coûts » en gagnant du temps, supprimant du papier, améliorant les traitements.
Les moyens :
Pour cela, on unifie l’information (on améliore en quelque sorte sa « qualité ») qui entre dans la GED. C'est à dire que l’on se met d’accord sur des termes communs au groupe. Ce que l’on appelle le « plan de classement » et le logiciel doit aider tous les utilisateurs à utiliser les mêmes termes pour décrire leurs documents.
C’est le point de départ de la COLLABORATION : travailler ensemble plutôt que chacun de son coté, ce qui a pour conséquence un gain de productivité globale.
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