0 - Synthétiquement les logiciels de GED GEIDE ECM gestion électronique de documents (vivants) correctement mises en oeuvre permettent de:

- gagner du temps.
- gagner de l'argent.

Le tout avec un retour sur investissement (ROI) inférieur à un an.

• objectif:
  • Faire mieux travailler les équipes.
  • gérer les problèmes avant qu'il n'arrivent
    • Qualité
    • Traçabilité
    • Tableau de bord des processus critiques.
      suivi des processus métiers, workflow - BPM.
      
      
  • Anticiper plutôt que réagir.
  • Améliorer le service rendu à vos clients.
  • Faciliter la détection des opportunités.
  
  
• caractéristiques ce sont les bénefices perçus par les utilisateurs qui sont le moteur du changement, RG2 est le facilitateur de cette mise en valeur de chaque membre de l'équipe.

Le bénefice de la mise en pratique d'une GED colllaborative Autoindexit™ est simple vous permettre de gagner plus en travaillant mieux.

1- Les logiciels dit de GED GEIDE ECM gestion électronique de documents (vivants).

• objectif: gérer les processus métiers (=workflow) au travers des documents vivants qui circulent dans l'entreprise et leur passation ensuite vers les archives, via le record management.
  

• caractéristiques conserver les fichiers natifs et permettre les références externes d'un logiciel à l'autre.

Autoindexit™ incarne la dernière génération d'outils de GED, gère de manière "unifiée" dans un dossier "unique" virtuel agrégeant

- les documents "VIVANTS" , (dans leurs formats dit "natifs") : ce sont des fichiers Word, Autocad, Excel, Power Point, Images, Vidéos, Sons etc..

- leurs archives électroniques ce que nous nommons le « papier électronique » c'est-à-dire des fichiers ADOBE PDF, issu de la conversion électronique (par exemple. imprimante PDF) ou du scan des documents papiers..

- les emails au format natif obligatoire pour remplir vos obligations légales SOX ( Sarbanes-Oxley) ou Bale II .

2 - Les logiciels dit de "SAE" Système d'archivage électronique (une grande partie des produits incorrectement libellés "GED"):

• objectif: gérer les archives, remplacer la gestion d'archive papier coûteuse et moins sûre et moins fiables par une solution moderne et sécurisée (politique de gestion des risques de l'entreprise)


• caractéristiques: transforme toujours les fichiers sources* en images (PDF, ou autre)

*il s'agit en partie des fichiers issus de la dématérialisation / scannérisation des papiers (archives).

Tout ce qui n'est pas un original au sens juridique (comme par ex. un contrat signé) n'a pas plus de valeur qu'un scan ou une photocopie.

La LNE , loi sur l'économique numérique et d'autres textes déterminent que la valeur juridique des scans est 100% identique aux photocopies.

Une large quantité de papier peut donc être avantageusement détruit après scan, seul une partie ira donc réellement a l'archive physique.

3 - Les logiciels dit de CMS Content management systems (SGC) système de gestion de contenu.

• objectif: permet la gestion des publications , leurs "formes" et le contenu des documents sur un site web.
• caractéristiques sert a maintenir un site de communication interactif
  .
  
  Par exemple un intranet interne, sorte de "revue sur la vie de la societe" ou l'on publie des informations internes sur la vie de la societe.
  
  Abrite generalement aussi un "bulletin board", en francais: panneau d'affichage ou l'on peux punaiser "coller" de l'information ou des annonces.

4 - Les logiciels dit de KM Knowledge Management - Gestion des connaissances.

• objectif: gérer les connaissances (pas les documents), le savoir de l'entreprise, au travers de "fiches" adaptés à chaque entreprise.
• caractéristiques sert à capitaliser les connaissances au sein d'une entreprise et à les rendres collaboratives.